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Organização empresarial: veja como aplicar na sua empresa!

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Muitas coisas interferem diretamente na conquista do tão sonhado sucesso para seu negócio: um bom planejamento estratégico, orçamento adequado, vantagens competitivas, produtos e/ou serviços diferenciados, funcionários bem treinados, entre outros.Porém, você pode ter todos os pontos anteriores e ainda assim não obter o sucesso desejado. Porém, por que isso acontece? Se você não tiver uma organização empresarial impecável, todos os pontos positivos caem por terra.

E quando falamos “impecável”, nós realmente queremos dizer isso. Algumas falhas podem diminuir consideravelmente os resultados, e sabemos que até mesmo os pequenos problemas podem comprometer seriamente a rentabilidade, impedindo o cumprimento das metas estabelecidas no plano de negócios.

Então, que tal aprender o que é a organização empresarial e saber como aplicá-la em sua empresa? Neste conteúdo você aprenderá o que significa esse conceito, qual a sua importância, os principais modelos dessa estratégia, as melhores práticas envolvidas nesse processo e compreender como um self storage pode ser bastante útil durante o uso desse recurso.

1. O que é a organização empresarial?

Para entender o que é organização empresarial, pode-se pensar primeiramente em uma analogia com a sua casa. Você pode, por exemplo, se sentir funcional em seu ambiente residencial, mesmo que esteja desorganizado.

Porém, será que está aproveitando todas as potencialidades dele? É possível explorar de fato toda a eficiência que a sua casa oferece ou você está, por exemplo, saindo atrasado para o trabalho porque, devido à desorganização, não encontra o que precisa?

Isso também acontece em seu negócio, afinal, a organização empresarial é essencial para o bom funcionamento dela. Esse conceito está relacionado, também, com o fácil acesso a dados e informações essenciais, a fim de otimizar a execução de tarefas.

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Na verdade, vai muito além da sistematização do banco de dados. A organização empresarial está envolvida também com a melhor disposição dos espaços no escritório, seja na disposição de móveis, uso de itens multifuncionais ou, até mesmo, remoção e arquivamento de elementos que não são funcionais no espaço disponível na empresa.

2.Qual a importância de aplicar na minha empresa?

Pode parecer óbvio, mas muitos gestores não entendem a real importância da organização empresarial para seus negócios. Não enxergam que, além de uma questão de conforto, essa disposição é estratégica para o funcionamento da organização.

Em primeiro lugar, tempo é precioso. Quanto mais rápido as tarefas puderem ser executadas, melhor para o cumprimento das metas estabelecidas em curto e longo prazo. Tal como no exemplo que demos no primeiro tópico deste material, pode até ser que a “desorganização” seja funcional na sua empresa, mas ela está permitindo a eficiência máxima no trabalho?

É possível encontrar facilmente, por exemplo, os dados necessários para a realização da tarefa por meio de uma gestão de documentos eficiente? Ou o funcionário terá que perder um determinado tempo buscando em uma pilha de arquivos o que necessita?

Se a resposta à primeira pergunta for “sim”, é um primeiro sinal de que a organização empresarial está funcionando. Caso contrário, pense em quanto tempo de trabalho útil está sendo perdido devido ao simples fato de ser complicado achar um único documento?

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Pense nisso em longo prazo. Quantos minutos (ou até mesmo horas) poderiam ser direcionadas para outras tarefas? Pois é. Esse é um dos primeiros e principais motivos para priorizar a organização em seu negócio.

E um grande potencializador desse argumento é: cada vez mais as empresas lidam com grandes volumes de dados. Ou seja, sem uma sistematização adequada, pode-se perder um tempo precioso de trabalho.

Em muitas atividades, essa falha pode significar justamente a perda de uma oportunidade. Por exemplo, para quem trabalha no setor varejista, a dificuldade em encontrar um determinado produto no estoque pode representar o atraso no envio e, a depender do tempo desperdiçado, levar o cliente a cancelar a compra.

Ou seja, precisamos ressaltar o quanto isso pode ser prejudicial a ponto de gerar prejuízos reais em curto e longo prazo.

Outro ponto para exemplificar a importância da organização empresarial está relacionado com a exatidão das tarefas. Dificuldades em encontrar dados, informações e itens levam a erros recorrentes no ambiente de trabalho.

Seguimos com o exemplo do setor varejista. A desorganização pode levar, por exemplo, ao envio de produtos errados para os clientes. Isso ocorre, principalmente, por alocações erradas de itens nos estoques, ou a identificação errada da encomenda no ato do despacho.

Caso a falha seja identificada ainda a tempo, antes do encaminhamento para a entrega, gera-se desperdício de tempo para resolver o problema.

Por fim, a organização empresarial está diretamente relacionada com o clima organizacional. E é fácil perceber o quanto esses dois pontos estão correlacionados.

Pense na sua mesa do escritório. Se há papéis fora do lugar, ou se não consegue encontrar suas canetas, se é difícil até mesmo encontrar o mouse ou o teclado (ferramentas fundamentais para a execução de suas tarefas), como se sentirá ao longo do dia?

Desconfortável, não é mesmo? E, com isso, não só terá a sua produtividade prejudicada, mas também se sentirá mal com o próprio ambiente.

Essa sensação pode ser estendida a todos os setores da empresa. Se um funcionário do setor de estocagem percebe que há uma bagunça constante no seu local de trabalho, trabalhará mais insatisfeito, prejudicando a percepção dele sobre a empresa.

Pense nisso acontecendo recorrentemente com diversos funcionários, nos mais diferentes departamentos. A situação gera, imediatamente, uma queda no clima organizacional, acarretando em diversos problemas, tais como:

  • prejuízo no rendimento;

  • funcionários mais estressados;

  • maior índice de falhas;

  • aumento de turnover;

  • aumento da insatisfação dos funcionários;

  • afastamentos por estresse organizacional;

  • acidentes de trabalho, entre outros.

Pode-se perceber o quanto é fundamental manter a organização em dia, bem como conferir se todas as medidas adotadas para isso estão sendo aplicadas, de forma a garantir não só a implementação, mas também a manutenção em curto e longo prazo.

3.Quais os principais tipos de organização empresarial?

Como falamos, organização é estratégia. Não é apenas uma forma de manter a funcionalidade do ambiente empresarial, ela também permite uma otimização real dos processos que ali ocorrem.

Portanto, é imprescindível que sua implementação seja feita, também, de forma estratégica, a fim de que sejam exploradas todas as potencialidades referentes a esse assunto.

A organização empresarial perpassa as mais diferentes questões, tais como:

  • organização material, ou seja, aquela que concerne aos itens, instrumentos e documentos utilizados no ambiente de trabalho;

  • organização de dados digitais, ou seja, o arquivamento adequado das informações em plataformas online, servidores e na nuvem;

  • organização estrutural, ou seja, como a própria empresa se organiza em seu quadro hierárquico de forma a garantir a sua funcionalidade.

Esse último item é o ponto de partida para as demais. Se a própria empresa não está bem organizada em sua raiz, ou seja, se não há uma base que sustente a corporação, as demais estratégias não funcionarão.

Conheça, portanto, as principais formas de organização no que concerne à sua estrutura e escolha qual delas é a mais adequada para seu negócio.

3.1. Linear

É o mais tradicional e, portanto, um dos mais aplicados nas empresas. Normalmente é a primeira escolha para aquelas que estejam iniciando, principalmente por ser simples e fácil de ser implementada.

É fácil identificá-la: é aquela na qual há um formato hierárquico piramidal. Há um sentido único entre o gestor e equipes.

Em outras palavras, os funcionários estão subordinados a um gestor que, por sua vez, está diretamente subordinado a um outro superior, e assim sucessivamente.

A comunicação, nesses casos, é feita do topo da cadeia hierárquica em direção às camadas inferiores, bem como as principais decisões são centralizadas nos líderes que estão mais ao topo, precisando necessariamente passar pela autoridade superior.

3.2. Funcional

A ideia nesse tipo de organização é a separação em departamentos de acordo com as funções de cada um deles. Os colaboradores se reportam a diversos gestores, cada um de uma especialidade.

É importante ressaltar que essa separação permite eliminar a interferência de líderes entre setores. Ou seja, o responsável por determinado time não interfere na ação definida por outro companheiro de liderança.

Por exemplo, o responsável pela logística não interfere nas decisões relativas ao setor financeiro e vice-versa.

3.3. Linha-staff

Por fim, a organização linha-staff é aquela na qual há a junção dos dois tipos que listamos anteriormente, com o objetivo de diminuir ou eliminar os pontos fracos de cada uma delas.

Basicamente há a hierarquia determinada pelo sistema linear, e está relacionada com as tarefas que influenciam na organização como um todo. Porém, também há departamentos especializados, tal como no sistema funcional.

Esse tipo de organização permite uma maior integração entre as áreas e maior contato entre os colaboradores.

A decisão por um desses sistemas possibilitará um controle específico da organização material e de dados. Quer ver um exemplo de como isso funciona?

Caso esteja operando um sistema funcional, o responsável pelo setor de logística que deverá verificar quais são os erros relacionados com a sistematização material, propor mudanças e, também, acompanhar se as medidas propostas estão sendo cumpridas.

Ou seja, a base da empresa deve estar bem estruturada, de forma a dar condições para que as demais questões sobre organização estejam bem amparadas.

4.Como realizar as práticas de organização empresarial?

Após definir como será a estrutura empresarial no que concerne à hierarquia entre gestores e colaboradores, deve-se, de fato, adentrar os meandros da organização no ambiente de trabalho e dos dados e documentos importantes para a execução de tarefas.

Cada corporação tem um modelo específico, que funciona de acordo com as peculiaridades da área em que está inserida. Por exemplo, um padrão de organização de um escritório de advocacia, de modo geral, pode diferir consideravelmente das necessidades apresentadas por um e-commerce.

Porém, há boas práticas que são aplicáveis em todos os modelos de negócio, e que são essenciais para estabelecer uma boa organização no seu ambiente de trabalho. Continue lendo e aprenda as 8 principais delas.

4.1. Tenha uma estrutura e funções bem definidas

Todos os envolvidos devem estar conscientes da estrutura da empresa, bem como sobre as funções de cada um dos funcionários. Pode parecer de imediato que isso não tem muito a ver com organização, mas acredite, tem sim.

Por exemplo, um colaborador necessita saber a quem se reportar em caso de ausência de determinado produto em estoque, cujo atraso está prejudicando seu trabalho. E se não estiver bem definido quem responde pelo o quê, o atraso na resolução do problema pode comprometer os prazos definidos no ato da venda para o cliente.

4.2. Identifique o cenário atual antes de propor mudanças

Os gestores devem, antes de propor qualquer tipo de mudança, identificar o cenário no qual a empresa se encontra atualmente no que concerne à organização. Isso pode ser feito, por exemplo, por meio de análise SWOT, a fim de identificar os pontos fortes e fracos sobre o tema.

A partir da mensuração, pode-se pensar no que é mais urgente de ser adequado, quais são as melhores formas e ferramentas que podem ser aplicadas, quais são os pontos fortes de determinados setores que podem ser replicados para os demais. Lembre-se que sinergia também é essencial para uma boa organização empresarial.

4.3. Tenha um bom controle de estoque

Principalmente para quem trabalha com vendas, o controle de estoque é imprescindível para a manutenção da organização empresarial.

Nesse quesito, é importante pensar em formas de organização do próprio espaço, identificação adequada dos produtos ali armazenados, estabelecer políticas de uso do local, crie planilhas de controle de estoque, uso de software de gestão de estoque, entre outros.

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Uma opção interessante, principalmente para grandes empresas que necessitam enxugar as responsabilidades a fim de garantir uma maior produtividade é a terceirização do estoque.

4.4. Promova o diálogo entre os colaboradores e setores

Muitas vezes, o trabalho de um determinado funcionário depende diretamente do colega ou, até mesmo, de outro setor. Um caso clássico é a relação entre as áreas de marketing e vendas. O segundo necessita diretamente das informações provenientes da prospecção de leads do primeiro.

Se o setor de marketing não encaminhar os dados em um prazo aceitável, com os dados devidamente estruturados e corretos, revisados e prospectados com eficiência, prejudicará o trabalho da área de vendas. Assim, há o comprometimento do trabalho de ambos e a empresa sofre com os prejuízos como um todo.

Portanto, é necessário que haja um diálogo aberto e franco entre os setores, de forma que a organização de um possibilite a execução com excelência das funções dos demais.

Outro ponto positivo em promover a integração para a organização empresarial é a possibilidade de compartilhar experiências que possam contribuir para a otimização de outras áreas.

 

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Por exemplo, uma forma de arquivamento de documentos por parte do setor financeiro pode ser útil para a área de logística e vice-versa. Isso é bastante útil, principalmente para as empresas que operem com o sistema funcional de estrutura.

4.5. Faça uma boa categorização de dados e mantenha backup de documentação

É imprescindível que haja uma sistematização clara dos dados, arquivos e documentos da empresa. Muitas vezes, essas informações são acessadas por múltiplos setores e necessitam ser obtidas de imediato.

Além disso, muitos deles são importantes e essenciais legalmente, de forma que devem ser arquivados de forma a possibilitar seu encontro sem maiores problemas, caso seja necessário. Portanto, seu armazenamento deve ser feito de forma sistêmica, padronizada e de forma clara, para que todos aqueles que tenham acesso ou que elaborem os arquivos estejam conscientes de que devem seguir determinada formatação.

Outro ponto importante é a necessidade de backup dos arquivos. Muitas vezes há problemas que fogem do controle da corporação e, assim, é essencial manter formas seguras de armazenamento.

4.6. Estabeleça uma sistematização clara e bem definida

Todos os funcionários devem estar conscientes do sistema de organização definido pelos gestores. É crucial que a própria padronização seja bem clara, objetiva e bem definida.

Evite, sempre que possível, complicações que possam confundir os colaboradores durante sua atividade. Lembre-se que o importante é que o sistema seja útil, funcional e de fácil identificação para qualquer um que tenha acesso.

Por exemplo, no estoque, pode-se estabelecer o uso de códigos de barras ou QR Code para os produtos, de forma a registrar entradas e saídas mais facilmente do que arquivamentos dotados de diversos códigos de identificação.

Quando a padronização for definida, treine os colaboradores que trabalharão com os itens, dados, documentos e arquivos para certificar de que todos estarão conscientes e aptos a operar com ela.

4.7. Automatize processos o máximo possível

Uma das melhores formas de manter a organização empresarial é por meio de automatização de processos. O sistema cumprirá a função de, automaticamente, organizar os dados de forma a manter um padrão coerente, simples e funcional.

Há diversos exemplos de como a automatização é importante aliada para essa questão, tais como:

  • processos de pagamento de contas, evitando que, por descuido ou falha humana, ocorra algum atraso ou esquecimento;

  • envio de SMS ou e-mail para clientes a fim de avisar sobre liberação de algum produto para entrega ou oferta disponível;

  • uso de ferramentas de marketing digital;

  • organização de escalas, a fim de verificar quais funcionários não podem cumprir jornada de trabalho em determinado dia, a fim de seguir o que está descrito na legislação brasileira;

  • monitoramento de processos da cadeia produtiva;

  • gestão de estoque, gerenciando entrada e saída de produtos, avisando sobre a necessidade de reposição, espaços vazios na área de estocagem, entre outros.

É possível perceber, com esses exemplos, o quanto a automatização pode ser benéfica para manter não só a organização empresarial, mas também de forma a impulsionar a produtividade e otimizar processos essenciais do negócio.

4.8. Otimize espaços

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Voltando ao exemplo da sua casa, já percebeu o quanto da desorganização habitual é causada por itens que não necessariamente deveriam estar ali? Ou seja, não possuem mais funcionalidade ou são supérfluos e estão apenas ocupando espaço?

Quanto mais você mantém esses itens no ambiente, maior é a sensação de desorganização, bem como a entrada de peças que são realmente necessárias causa uma sensação de potencialização de bagunça.

O mesmo ocorre no ambiente empresarial. Muitas vezes, documentos, peças, móveis de escritório, entre outros, não possuem mais razão para estarem ali disponíveis de imediato e acabam causando desordem no ambiente de trabalho.

Em alguns casos, não é possível eliminar por completo, como os documentos de longa data, que precisam ser mantidos em posse da empresa. Uma opção, nesse caso, é a locação de espaços externos que funcionem como uma espécie de “arquivo terceirizado”.

5.Como um self storage otimiza a organização empresarial?

Um self storage é uma ótima opção para quem quer otimizar a organização empresarial e deseja economizar em determinados processos da corporação. Mas, em primeiro lugar, o que é isso?

O self storage é um serviço no qual uma pessoa física ou jurídica pode alugar um box, com o tamanho que for mais adequado às suas necessidades. Eles são fechados por tranca eletrônica, e o cliente detém o acesso ao local, de forma que sempre que precisar, poderá ter acesso aos seus bens.

O próprio cliente do serviço é responsável pelo armazenamento dos itens contidos no box, de forma a ter total liberdade para organizá-los da forma que achar mais adequado.

Os benefícios para a empresa que decide utilizar esse tipo de serviço são:

  • possibilidade de deslocamento de documentos e itens que são pouco acessados para um novo local, liberando espaço útil na empresa;

  • móveis e itens que serão despachados ou vendidos futuramente podem ser alocados no box, de forma a diminuir o número de peças sem uso no ambiente de trabalho;

  • ajuda na otimização do espaço na corporação;

  • reduz custos de aluguel de espaço;

  • melhora da percepção do ambiente de trabalho a partir de uma melhor organização do local;

  • o self storage pode ser usado como um espaço de estoque, reduzindo custos com essa área.

Essa opção é interessante principalmente para micro e pequenas empresas, que não contem com espaço útil em excesso, de forma que se torna necessário realizar o deslocamento de itens, documentos e arquivos para outro local, a fim de não comprometer a integridade do escritório.

Garantir a funcionalidade e o bom clima dentro da empresa é fundamental para manter os níveis de produtividade, o engajamento dos colaboradores e conquistar as metas definidas no plano de negócios de forma plena.

Neste conteúdo você aprendeu o que é a organização empresarial, seus diferentes níveis e o impacto que ela causa nos rendimentos do negócio. Além disso, também visualizou como a estrutura hierárquica impacta nesse aspecto e a importância de ter papéis e funções bem definidos na empresa.

Por fim, você conferiu dicas essenciais para a aplicação de boas práticas de organização empresarial, que farão toda a diferença nas rotinas diárias, bem como descobriu como o self storage cumpre um papel importante nessa dinâmica, além de trazer benefícios importantes nesse processo.

Se você tem interesse em saber mais, acesse agora a nossa página e entenda melhor sobre esse conceito.

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