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Arquivo morto da empresa: saiba o que fazer com ele

Lidar com o arquivo morto da empresa é sempre uma tarefa complicada. Afinal, onde armazenar aqueles documentos que são importantes, mas são acessados com menos frequência? Além de resolver a questão do espaço, ainda é preciso encontrar um lugar organizado e limpo para conservar esses itens sempre em bom estado. Por isso, essa tarefa ocupa um tempo precioso dos gestores e dos colaboradores das empresas.

A boa notícia é que com o treinamento de uma equipe específica para esse trabalho e com algumas soluções práticas o arquivamento e o armazenamento de todos os documentos da empresa podem ficar muito mais organizados.

Quer saber o que fazer com o arquivo morto sem ocupar espaço na empresa e ainda poder liberar uma boa parte dos seus funcionários para executar outras atividades mais estratégicas? Então não perca as dicas que separamos especialmente para você!

Selecione bem o local para guardar o arquivo morto

Por maiores que sejam, é importante que todos os documentos do arquivo morto continuem em bom estado. É preciso estar preparado, pois nunca se sabe quando precisará deles, não é?

Alguns empreendedores constroem ambientes especiais dentro de sua empresa, com bons mecanismos de conservação para os papéis. Mas, atualmente, a manutenção de um imóvel que caiba essa construção está muito dispendiosa. Afinal, quanto mais bem localizado for o ponto comercial, maiores são os custos do aluguel e outros itens. Então, é preciso encontrar um local próximo, sem gastar muito e ainda e garantir a segurança.

Uma excelente opção para esse propósito é a contratação de um self storage, que é um sistema de autoarmazenagem que está cada vez mais próximo dos centros comerciais. Assim, os documentos poderão ser facilmente acessados sempre que for preciso.

A fim de atender a sua necessidade de forma satisfatória, são disponibilizados boxes individuais em diversos tamanhos, localizados em galpões fechados e climatizados. Dessa forma, o compartimento é resguardado contra poeira e umidade, além de outros fatores que poderiam degradar os seus arquivos.

Outra vantagem é que há uma segurança maior para o empreendedor, uma vez que apenas ele e aqueles indivíduos por ele autorizados poderão ingressar no local. Muitos espaços também possuem sistemas de câmeras, tornando possível o monitoramento de entradas e saídas das pessoas.

 

Planeje-se de forma mais apropriada

A organização do arquivo morto demanda mais do que simplesmente categorizar os objetos por data ou ordem alfabética. Na verdade, a fim de constituir uma ferramenta como essa de maneira satisfatória, o primeiro passo é fazer um planejamento detalhado.

O ideal é colocar no papel o prazo para que toda a organização seja feita, bem como quais são os dados mais relevantes. Decidiu-se por confiar seu arquivo morto a um self storage? Então, antes de tudo, é preciso planejar como se fará essa transição.

Será preciso contratar uma empresa para deslocar os documentos? Quem ficará a cargo de organizá-los no novo espaço? E durante todo o período de transição, é importante prestar atenção para que não se perca e nem se danifique nenhuma das informações contidas nos seus registros.

Estude sobre como acessar o arquivo morto

Organizar o arquivo morto talvez seja a etapa mais complicada na gestão desse setor. Para fazer isso, é importante que você conheça bem sua empresa e as suas necessidades.

Lembre-se que o arquivo morto deve ser facilmente acessado pelas pessoas interessadas e que precisem colher informações lá guardadas, pois não será adequado que fiquem por horas a fio procurando determinados documentos.

Treine uma equipe para essa função

É muito importante selecionar alguns funcionários que terão acesso a esse arquivo. Independentemente de onde o arquivo morto estiver, é válido indicar um responsável ou um time especializado na retirada e posterior armazenamento dos documentos.

Para isso, é aconselhável o treinamento de uma equipe, que ficará encarregada de organizar e lidar com os documentos sempre que necessário. O padrão disciplinado para a movimentação de arquivos, comprovantes e relatórios, possibilita que tudo seja bem orientado e permaneça organizado. Dessa forma, ninguém sem autorização terá acesso aos documentos e dificilmente algo será extraviado.

Escolha um método de organização

Todos os arquivos devem ser organizados de uma forma que facilite o acesso a seus dados. Acompanhe algumas formas de arquivamento que vai deixar os documentos remotos da empresa sempre à mão!

Ordem alfabética

Essa metodologia usa as letras geralmente de A até Z para ordenar a documentação e utiliza, na maioria das vezes, o nome de pessoas e empresas.

Ordem numérica

Essa forma de arquivamento é usada, geralmente, em ordem crescente e pode ser separada por data, códigos ou outros dados numéricos.

Arquivamento por temas

Essa maneira de arquivamento também recorre à ordem alfabética, mas utiliza os assuntos referentes aos documentos como palavra-chave.

Método eletrônico

Nos arquivos digitalizados também pode-se utilizar as formas de acesso acima citadas. Entretanto, é aconselhável que ofereçam também as buscas com códigos de segurança e opções de cópias para evitar que algum documento se perca.

Recorra à digitalização dos documentos

Uma boa dica para evitar a confusão na hora de consultar esses documentos é digitalizá-los. Esta atitude oferece uma garantia maior de que os documentos não serão perdidos nem sofrerão algum dano.

No entanto, saiba que a tarefa de digitalização não quer dizer que você possa ou deva jogar o arquivo morto físico no lixo. Pelo contrário: o ideal é que você mantenha as versões físicas intactas e também tenha as cópias digitalizadas, que podem ser consultadas com maior frequência.

Cuide da manutenção do arquivo morto

A velocidade do avanço tecnológico leva à necessidade constante de transferência dos dados armazenados para dispositivos mais modernos. Portanto, é preciso atentar-se para essa providência. Outro cuidado importante é o uso seguro das redes sociais, de forma a proteger o sigilo dos documentos digitalizados da empresa.

Os dispositivos eletrônicos são sensíveis a vários fatores, como à variação de temperatura. Portanto, é necessário preparar o ambiente, onde será instalado o arquivo morto. Para garantir a integridade de todos os artigos, o local deve ser climatizado a fim de eliminar umidade e excesso de calor. A limpeza também é importante e deve-se evitar locais abertos, passivos da entrada de poeira e bichos, como insetos e roedores, capazes de destruir os documentos.

O arquivo morto de uma empresa até pode ser encarado como um mal necessário. Afinal, eles demandam muita organização e atenção. Entretanto, os documentos conservados nesse setor podem ser importantes para o bom funcionamento das empresas.

Dito isso, vale a pena ter uma boa solução para conservar e protegê-los. É por isso que o self storage é uma excelente opção para as demandas da sua empresa. Afinal, esse modelo de autoarmazenagem oferece todos os quesitos necessários para a organização e o armazenamento de arquivos e outros itens.

Além de abrigar documentos, esse modelo permite também o armazenamento de quase tudo, exceto alimentos e produtos inflamáveis. Você ainda pode alugar os compartimentos pelo tempo que precisar e mudar para um espaço maior ou menor de acordo com a necessidade.

E tem mais: taxas como água, luz e IPTU não precisam ser pagas separadamente, incrementando a economia nesse versátil conceito de armazenamento. O local ainda é dedetizado frequentemente, garantido a salubridade dos seus pertences.

Viu só como é possível preservar o arquivo morto da empresa de modo eficiente, seguro e econômico? Vale a pena apostar nessa solução para otimizar o espaço na corporação e facilitar a mobilidade de colaboradores e clientes.

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